Proiectarea fluxului de documente

Trebuie stabilit ce documente si informatii se transmit in interiorul si catre exteriorul organizatiei. Etapa este premergatoare clasificarii documentelor.

Clasificarea documentelor presupune:

 

  • stabilirea tipurilor de documente si gruparea acestora;

  • determinarea ciclului de viata al documentelor;

  • stabilirea rapoartelor care sunt necesare pentru monitorizare acestora si pentru eficientizarea activitatii departamentului;

  • determinarea formatului in care documentul va fi arhivat: imagine, document transmis electronic, etc.

 

Strategia de proiectare si automatizare a noului flux de documente presupune identificare raspunsurilor la urmatoarele intrebari:

 

  • care documente au rol determinant in derularea afacerii?

  • ce documente pot fi optimizate si redefinite astfel incat sa produca beneficii?

  • ce documente si ce fluxuri de documente pot fi schimbate cu cea mai mare probabilitate de succes;

  • ce aplicatii interne (email, ERP, CMS, CMR, etc.) sunt folosite pentru emiterea documentelor supuse procesului de optimizare si automatizare;

  • identificarea actorilor cu cel mai ridicat interes manifestat pentru performanta si eficienta procesului de automatizare a fluxului de documente;

  • cine sunt autorii, cititorii, producatorii si alti terti interesati de documentele analizate;

  • ce termeni legislativi si de eficienta trebuie respectati?

 

 

Obiectivele automatizarii fluxului de documnete trebuie sa evidentieze:

  1. Eficienta la nivel organizational;

  1. Economia de timp a angajatilor in ceea ce priveste identificarea documentelor, prelucrarea si reutilizarea informatiilor;

  2. Utilizarea mai judicioasa a spatiului fizic;

  3. Imbunatatirea calitatii serviciilor oferite clientilor;

  4. Conformitatea operatiunilor;

  5. Satisfactia angajatilor