Managementul documentelor in Bugsman

Pentru un real succes al implementarii sistemului este necesar sprijinul si cooptare a cat mai multi actori din organizatie. Este binevenita orice ideie sau sugestie bazata pe experienta fluxului curent al documentelor. Pentru a masura eficacitatea noului sistem de management al documentelor trebuie masurati comparativ parametrii caracteristici cu vechiul sistem.

Beneficii

• reduce costurile de prelucrare si regasire a documentelor

• Rapid Deployment = ROI rapid

• documentul este pus la dispozitie si difuzat pe loc

• Interfata prietenoasa si usor de utilizat

• se gestioneaza cu usurinta stocarea documentelor cu mai putin personal

• Nu vom regasi niciodata documente in dublu exemplar

• Se cunoaste starea, locatia si traseabilitatea fiecarui document din sistem.

• Cresteti satisfactia clientilor prin raspunsuri rapide, pe loc, legate de documentele consultate;

• Documentele pot fi vizualizate simultan de mai multi membri ai echipei;

Echipa este mai eficienta, se documenteaza mai rapid, executa mai rapid, raporteaza mai rapid;

• Nu trimiteti si nu expediati prin curier documente, nu aveti cheltuieli legate de serviciile postale;

• Puteti folosi spatiile de stocare destinate arhivei pentru activitati productive sau recreative, investind in acest sens fondurile destinate achizitionarii mobilierului special de arhivare si costurile cu personalul adiacent.

• Solutia se integreaza cu , abby, Kofax pentru servicii de scanare de mare productivitate;

• Nu investiti in echipamente hardware, nu investiti in software, nu investiti in resursele IT necesare; serviciile noastre sunt disponibile 24 de ore din 24, 7 zile din 7;

 

Caracteristici

• Se scaneaza fiecare document si se elimina copia de pe hartie; Conceptul modern este de “organizatie fara hartii” sau “fabrica fara hartii”;

• Corespondenta se desfasoara exclusiv, automat, prin email si fax;

• Optimizarea ciclului de viata al documentelor;

• Clasificarea si standardizarea documentelor; revizuirea rapida a continutului;

• Sistemul lucreaza atat cu documente scanate cat si cu documente create electronic;

• Posibilitate de modelare si respectare stricta a unui flux (circuit) de parcurgere al documentelor in organizatie;

• Nu se intarzie expedierea sau primirea unui document;

• Identificarea automata a documentelor sau a seturilor de documente neconforme din punct de vedere al componentei, structurii si al continutului;

• Un document vizionat, poate fi pe loc modificat si aprobat;

• Automatizarea aprobarii documentului, pe mai multe nivele, pe parcursul circuitului documentului;

• Documentul poate fi adnotat fara afectarea continutului original;

• Cautarea informatiilor in text complet si regasirea cu usurinta a acestora, ceea ce duce la realizarea unor analize si rapoarte complete;

• Gestionarea tuturor tipurilor de documentelor care privesc activitatea curenta a organizatiei: contracte, comenzi, facturi, situatii financiare, documente personal, note interne, documente productie, etc.

• stocarea si regasirea cu ușurinta a documentelor indiferent de vechimea acestora

• securitate si confidentialitate foarte ridicate

Utilizare

• Aplicatia poate fi accesata prin intermediul unui browser de internet; nu necesita instalarea unor clienti speciali, este independenta de platforma si nu necesita setari speciale in infrastructura IT a organizatiei;

• Functii eficiente de management al documentelor, cum ar fi check-out și check-in, controlul versiunii și stabilire de drepturilor de acces;

• captarea și stocarea documentelor scanate, e-mail, fax, și documente electronice într-un singur loc;

• documentul captat poate fi incarcat in sistem printr-un simplu download;

• setari de securitate pe nivele de acces multiple, atribuite tipurilor de documente, documentului si functiilor utilizatorilor pentru a preveni accesul neautorizat la documente.

• auditul complet si urmarirea operatiunilor de cautare si consultare a documentelor; rapoarte complete si personalizate privind operatiunile efectuate;

• Cautare pe baza textului integral sau cuvinte potrivite;

• Controlul reviziilor gestionează toate versiunile și tine evidenta modificărilor;

• Documentele fizice si cele electronice pot fi identificate prin intermediul aceleeasi platforme;

• Captarea tuturor documentelor prin scanare, e-mail sau fax

• Stocarea Full-text OCR și imagini de pe toate documentele;

• Documentele pot fi partajate cu terti externi: furnizori, clienti, membrii ai consiliului de administratie, auditori, birouri de contabilitate sau avocatura.