Management si Arhivare Documente

Accesul la documentele arhivate

Accesul la documente se efectueaza via browser web, prin intermediul unei singure interfete, intuitive si usor de utilizat.

Accesul la documentele arhivateAcest lucru faciliteaza lucrului colaborativ, si stabilirea traseului pe care trebuie sa-l parcurga fiecare tip de document in interiorul companiei.

Organizarea logica a arhivei fizice este modelata si pe structura arhivei electronice, realizandu-se automat o legatura intre arhiva fizica si cea electronica. In ambele cazuri este mentionata locatia documentelor.

Este asigurata conversie rapida in format digital a documentelor pe hartie prin utilizarea scanerului echipat cu ADF si clasificarea automata a acestora folosind modelele (sabloanele) predefinite pentru Unitatea Arhivistica (UA), Unitatea Arhivistica Secundara (UAS) si Documente (DOC)

Acces la documente se efectueaza in mod securizat, indiferent de locatia utilizatorului.

Indexarea metadatelor specifice pentru Unitatea Arhivistica (UA), Unitatea Arhivistica Secundara (UAS) si Document (DOC) faciliteaza regasirea rapida a acestora.

Posibilitatea de comentare a documentelor, fara a modifica documentul original.

Controlul versiunilor documentului.

Evidentierea documentelor nearhivate prin lipsa acestora din structura unui model predefinit.

 

Management si arhivare documente

  • Arhivarea electronica a documentelor

    Arhivarea electronica este procesul de transpunere in format electronic a documentelor, format accesibil echipamentelor electronice de prelucrare si stocare a datelor, prin scanarea documentului de pe hartie, clasificarea acestuia si asocierea de metadate.

    In contradictie cu avansul tehnologic, in multe companii se folosesc inca fisiere si documente pe suport de hartie.

  • Management documente

    Procesul de business al unei companii este intr-o continua transformare dictata de dinamica mediului de afaceri. Din acest motiv, un mod de organizare perfect functional la un moment dat poate deveni greoi si ineficient in exploatare nu dupa mult timp.

     

    Eficientizarea afacerii impune o reanalizare a fluxurilor de lucru si a proceselor interne, ceea ce poate evidentia la final necesitatea de a automatiza anumite procese sau de a le optimiza pe cele existente.

     

    Analiza modelului de business existent

     

  • Comenzi on-line

    <<Comenzi on-line>> permite conectarea clientilor companiei la aplicatia de gestionare a unitatilor arhivistice si solicitarea on-line a serviciilor contractate, evitandu-se corespondenta prin email sau fax, respectiv completarea manuala a documentelor adiacente.