Management documente

Procesul de business al unei companii este intr-o continua transformare dictata de dinamica mediului de afaceri. Din acest motiv, un mod de organizare perfect functional la un moment dat poate deveni greoi si ineficient in exploatare nu dupa mult timp.

 

Eficientizarea afacerii impune o reanalizare a fluxurilor de lucru si a proceselor interne, ceea ce poate evidentia la final necesitatea de a automatiza anumite procese sau de a le optimiza pe cele existente.

 

Analiza modelului de business existent

 

O etapa importanta in optimizarea si modernizarea procesului de business il reprezinta conversia in format electronic a cat mai mult din documentele implicate in procesul afacerii, respectiv automatizarea fluxului de documente.

Sistemul de management si arhivare al documentelor trebuie sa functioneaza cu documente in ambele variante: documente scanate si documente create electronic.

Procesul de analiza este un proces de echipa, reunind echipa de specialisti ai SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare si angajati din interiorul organizatiei care lucreaza efectiv cu aceste documente.

 

In aceasta faza se analizeaza:

 

  • sistemele de management al documentelor existente;
  • circuitul curent al documentelor si clasificarea acestora;
  • cerintele legate de securitate si drepturi de acces;
  • alte resurse IT existente;
  • posibilitatile de modelare ale tipurilor de documente in scopul reutilizarii si propagarii acestora in interiorul organizatiei.

 

Strategia si proiectarea noului flux de documente

Trebuie stabilit ce documente si informatii se transmit in interiorul si catre exteriorul organizatiei. Etapa este premergatoare clasificarii documentelor.

Clasificarea documentelor presupune:

  • stabilirea tipurilor de documente si gruparea acestora;
  • determinarea ciclului de viata al documentelor;
  • stabilirea rapoartelor care sunt necesare pentru monitorizare acestora si pentru eficientizarea activitatii departamentului;
  • determinarea formatului in care documentul va fi arhivat: imagine, document transmis electronic, etc.

 

Strategia de proiectare si automatizare a noului flux de documente presupune identificare raspunsurilor la urmatoarele intrebari:

 

  • care documente au rol determinant in derularea afacerii?
  • ce documente pot fi optimizate si redefinite astfel incat sa produca beneficii?
  • ce documente si ce fluxuri de documente pot fi schimbate cu cea mai mare probabilitate de succes;
  • ce aplicatii interne (email, ERP, CMS, CMR, etc.) sunt folosite pentru emiterea documentelor supuse procesului de optimizare si automatizare;
  • identificarea actorilor cu cel mai ridicat interes manifestat pentru performanta si eficienta procesului de automatizare a fluxului de documente;
  • cine sunt autorii, cititorii, producatorii si alti terti interesati de documentele analizate;
  • ce termeni legislativi si de eficienta trebuie respectati?

 

 

Obiectivele automatizarii fluxului de documente trebuie sa evidentieze:

  • Eficienta la nivel organizational;
  • Economia de timp a angajatilor in ceea ce priveste identificarea documentelor, prelucrarea si reutilizarea informatiilor;
  • Utilizarea mai judicioasa a spatiului fizic;
  • Imbunatatirea calitatii serviciilor oferite clientilor;
  • Conformitatea operatiunilor;
  • Satisfactia angajatilor

 

Implementarea sistemului de management al documentelor si arhivare electronica

 

Pentru un real succes al implementarii sistemului este necesar sprijinul si cooptare a cat mai multi actori din organizatie. Este binevenita orice ideie sau sugestie bazata pe experienta fluxului curent al documentelor. Pentru a masura eficacitatea noului sistem de management al documentelor trebuie masurati comparativ parametrii caracteristici cu vechiul sistem.

Utilizare aplicatiei pentru managementul documentelor

Pentru a raspunde provocarilor generate de cerinta automatizarii fluxului curent al documentelor in structura organizatorica a clientilor sai, S.D.A. - Servicii de Depozitare si Arhivare SRL furnizeaza solutii personalizate bazate pe o platforma proprie de management al documentelor.

Aplicatia poate fi accesata prin intermediul unui browser de internet; nu necesita instalarea unor clienti speciali, este independenta de platforma si nu necesita setari speciale in infrastructura IT a organizatiei;

  • Functii eficiente de management al documentelor, cum ar fi check-out și check-in, controlul versiunii și stabilire de drepturilor de acces;
  • Captarea și stocarea documentelor scanate, e-mail, fax, și documente electronice într-un singur loc;
  • Documentul captat poate fi incarcat in sistem printr-un simplu download;
  • Setari de securitate pe nivele de acces multiple, atribuite tipurilor de documente, documentului si functiilor utilizatorilor pentru a preveni accesul neautorizat la documente.
  • Auditul complet si urmarirea operatiunilor de cautare si consultare a documentelor; rapoarte complete si personalizate privind operatiunile efectuate;
  • Cautare pe baza textului integral sau cuvinte potrivite;
  • Controlul reviziilor gestionează toate versiunile și tine evidenta modificărilor;
  • Documentele fizice si cele electronice pot fi identificate prin intermediul aceleeasi platforme;
  • Captarea tuturor documentelor prin scanare, e-mail sau fax
  • Stocarea Full-text OCR și imagini de pe toate documentele;
  • Documentele pot fi partajate cu terti externi: furnizori, clienti, membrii ai consiliului de administratie, auditori, birouri de contabilitate sau avocatura.