Intreprinderi mici si mijlocii

 

Intreprinderile mici si mijlocii prezinta atat prin specificul activitatii desfasurate cat si prin modul de organizare cazuri particulare in ceea ce priveste arhivarea si managementul documentelor.

Din acest motiv, solutiile privind arhivarea si managementul documentelor furnizate de SDA - Servicii de Arhivare si Depozitare SRL, urmeaza un traseu standard pana la un anumit punct, dupa care, acestea sunt particularizate in functie de nevoile si solicitarile clientului.

Specific pentru intreprinderile mici si mijlocii sunt documentatiile si documentele doveditoare si justificative ce tin de domeniul financiar-contabil al organizatiei, documentele referitoare la organizarea si functionarea interna (Norme si Proceduri interne), documentele referitoare la corespondenta si registratura, contracte, documente ce tin de activitatea de productie, documente privind serviciile si produsele furnizate, dupa caz, etc.

Astfel regasim aici documente specifice: comenzi ale clientilor, comenzi de aprovizionare, facturi fiscale, avize de insotire a marfurilor, NIR-uri, bonuri de consum, bonuri de transfer, ordinele de plata, CEC-uri, biletele la ordin, extrasele de cont si de casa, specimene de semnaturi, contracte, norme si proceduri interne, ordine de productie, fise tehnologice, planuri de operatii, schite, desene si documentatii tehnice, si altele.

Indiferent de care din aceste documente este vorba, intreprinderile mici si mijlocii trebuie sa livreze documentele catre parteneri, catre personalul propriu sau organele de control, aproape instant si cu inregistrari exacte.

Din acest motiv pentru intreprinderile mici si mijlocii, arhivarea, indiferent daca este fizica sau electronica, reprezinta o alegere necesara si obligatorie pentru desfasurarea procesului de afaceri in contextul provocarilor tehnologice actuale. .

In ambele situatii intreprinderile mici si mijlocii trebuie sa se asigure ca furnizorul de servicii de arhivare va furniza in timp util si corect documentele solicitate.

Acesta este un proces critic si strict controlat, pe care S.D.A. - Servicii de Depozitare si Arhivare SRL la implementat cu succes iar experienta acumulata este definitorie in abordarea unor noi parteneriate de afaceri cu intreprinderile mici si mijlocii.

Evolutia si dinamica tehnologiei IT obliga intreprinderile mici si mijlocii la costuri enorme in ceea ce priveste achizitia de hardware, licente software, instrurea personalului si cheltuieli de implementare.

Serviciile de arhivare si managementul documentelor intra si ele in aceasta categorie iar externalizarea acestora catre companii specializate este una din cele mai optime solutii.

Alaturi de economia adusa de reducerea cheltuielilor investitionale apare si o componenta rezultata din reducerea cheltuielor legate de inchirierea si intretinerea si operarea spatiilor in care se afla arhivele acestor institutii.

Arhivele intreprinderilor mici si mijlocii sunt divizate in teritoriu, conform structurii organizationale, in spatii care nu intotdeauna corespund unei bune practici arhivistice.

Relocarea acestor arhive divizate catre arhiva detinuta de S.D.A. - Servicii de Depozitare si Arhivare SRL este un proces firesc si se poate desfasura atat pentru documentele activitatii curente cat si pentru documentele istorice.  
 
Pe de alta parte solutia informatica pentru managementul documentelor dezvoltata de S.D.A. - Servicii de Depozitare si Arhivare SRL aduce transparenta totala in comunicatia interdepartamentala a organizatiei.
Modelarea fluxului informational al organizatiei in aplicatie face posibila comunicarea si transmiterea directa a oricarui tip de document intre departamente, fara intarzieri si fara cheltuieli suplimentare.

Este un avantaj competitional incontestabil acela de a regasi rapid documente fizice si electronice in acelasi loc, de a putea efectua rapid comenzile pentru servicii de arhivare, on-line, de a controla modul de acces la documente.

Aflati ca prin externalizare serviciilor de arhivare a documentelor economisiti timp, castigati spatiu, eliminati riscuri si neconformitati, beneficiati de garantii si politici de disaster - recovery si securitate pentru documentele dumneavoastra. Toate aceste va costa un singur abonament, fara a avea costuri dispersate si fara riscuri asumate.