Arhivarea electronica a documentelor

Arhivarea electronica este procesul de transpunere in format electronic a documentelor, format accesibil echipamentelor electronice de prelucrare si stocare a datelor, prin scanarea documentului de pe hartie, clasificarea acestuia si asocierea de metadate.

In contradictie cu avansul tehnologic, in multe companii se folosesc inca fisiere si documente pe suport de hartie.

Valoarea informatiei pe suport de hartie este diminuata de efortul de a o regasi, de riscul de a pierde informatii critice, de posibilitatea dublarii informatiei, de un timp de raspuns lent la solicitarile clientilor sau managerilor.

In acest context, un sistem unitar de management al documentelor faciliteaza accesul instant, printr-un singur click la documente, stabileste nivele de securitate si de confidentialitate pentru angajati companiei sau poate facilita accesul on-line al clientilor acesteia direct la documentele din cont fara a mai fi necesare mesaje sau convorbiri telefonice suplimentare.

S.D.A. - Servicii de Depozitare si Arhivare SRL a implementat cu succes acest sistem de management al documentelor iar dumneavoastra sunteti unul din potentialii clienti care il pot utiliza.

 

 

Arhivare electronica

  • Scanarea si captura documentelor

    S.D.A.- Servicii de Depozitare si Arhivare SRL executa servicii de scanare si captura automata a documentelor, folosind tehnologii adecvate in concordanta cu calitatea si formatul documentelor. 

    Scanarea documentelor este un termen des folosit, dar este un proces care este foarte diferit de cel de conversie a documentelor sau de remediere a continutului documentelor.

    Rezultatul procesului de scanare a unui document este o versiune materializata intr-o imagine statica a documentului, o copie electronica, pe suport electronic sau pe hartie.

  • Conversie documente

    Conversia documentelor este un proces mai complex decat o scanare a documentului, implicand aplicarea celor mai noi tehnologii OCR (Optical Character Recognition ), ICR (Intelligent Character Recognition), OMR (Optical Marks Recognition), BCR (Barcodes Recognition),  OCR-A (OCR-A font characters), OCR-B (OCR-B font characters), MICR E13-B (MICR E13-B font characters), MICR CMC-7 (MICR CMC-7 font characters), CHR (Cursive Handwritten Recognition) asupra textului din documentul scanat.

  • Remediere documente

     

    Remedierea documentului este un proces care urmeaza conversiei si consta in imbunatatirea continutului documentului remediat prin adaugarea de metatag-uri imaginilor sau altor structuri, semnaturi, corectii in ceea ce priveste textul afisat in format tabelar, etc.

  • Stocare si recuperare

    In domeniul IT, termenul de "backup storage" este perceput ca o copie activa a mediului de stocare care poate fi folosita pentru restaurarea datelor atunci cand medii de stocare de capacitate medie, cum ar fi un hard-disk, se defecteza cu pierderea datelor de pe acest mediu.

    Intr-o organizatie efectele pierderii de date asupra afacerii poate fi catastrofala astfel incat este deosebit de important ca sa existe politici de backup strict definite si sa fie furnizate solutii pentru backup de reserva.

  • Consultarea documentelor

    Consultarea documentelor stocate in arhiva electronica este un proces strict controlat si monitorizat.

    Punerea la dispozitie a documentului solicitat se efectueaza in urma inregistrarii unei comenzi on-line.

    Pentru plasarea comenzii, solicitantul trebuie sa se autentifice in sistem, sa consulte arhiva electronica si sa identifice documentul sau documentele dorite, in functie de drepturile de acces.